En la actualidad las empresas distribuidoras de material sanitario se encuentran en un proceso de cambio continuo pues deben de estar actualizadas a los continuos cambios que se producen en el sector, ya sean avances tecnológicos, de gestión, seguridad o simplemente de eficiencia entre los integrantes del sector.
Esto implica que todas y cada una de las empresas distribuidoras de material sanitario tienen una mayor exigencia, al igual que los profesionales sanitarios. Todos deben de aumentar su rendimiento para ser capaces de abastecer la demanda de trabajo que tienen encima.
Desde el Estado, para poder contribuir con la causa, se han implementado aumentos en los presupuestos destinados al gasto sanitario, de forma que los profesionales del sector se encuentran arropados por las fuerzas públicas.
Gestión de una empresa distribuidora de material sanitario
El proceso de gestión de una empresa distribuidora de material sanitario es mucho más complejo de lo que puede parecer a las personas de fuera. Es importante que tengamos en mente las diferentes demandas que pueden llegar a tener desde los clientes internos de la empresa. Esto se traduce en una amplia demanda de productos que pueden ser totalmente diferentes y que provocan que la gestión de la empresa se dificulte bastante. Desde Índico, ayudamos a todo este tipo de empresas a gestionar de la mejor forma posible los problemas que pueda ocasionar la distribución de material sanitario así como proporcionar soluciones alternativas que puedan simplificar el proceso.
Pasos a llevar a cabo en el proceso de selección de una distribuidora de material sanitario
Dentro del sector sanitario, la documentación juega un papel fundamental en todos y cada uno de los puntos de este sector, y el del abastecimiento de material sanitario no se queda atrás, y es que los flujos de información en el caso de los aprovisionamientos se hace imprescindible a la hora de conocer al proveedor. Hay que tener en cuenta que:
● El producto debe de cumplir con todos y cada uno de los requisitos de calidad y seguridad pautados por las autoridades, por ello, el flujo de información sobre el estado del producto así como de los documentos que deben de acompañarle es primordial. De hecho, por muy buena fama que tengan los productos de una distribuidora de materiales médicos, en caso de no tener toda la documentación reglamentaria en orden, lo más predecible es que no se produzca ninguna operación.
● El flujo de suministro que proporcione la empresa debe de ser el adecuado, es decir, no se puede producir mucha demora a la hora de transmitir la información y hacer los envíos correspondientes pues lo más seguro es que se produzcan continuos roturas de stock dejando a las empresas sin productos médicos.
● La relación con el proveedor debe ser adecuada y por ambas partes debe de producirse una continua retroalimentación para poder solventar los problemas que puedan surgir. De hecho, cada empresa es un mundo y tener un conocimiento de cuáles son las necesidades específicas de cada una, puede jugar un papel fundamental a la hora de conseguir una ventaja competitiva con el resto de competidores.
● La distribuidora de material sanitario debe de estar continuamente actualizada en todos los aspectos. Y es que como hemos visto, los avances se producen en todos y cada uno de los campos, por ello, hay que ponerle mucha atención a todas las variables. Por poner un ejemplo, de nada sirve estar al tanto de los avances que se producen en el material si no posteriormente no estamos al corriente de los documentos que se deben de presentar para poder utilizar dichos materiales en nuestros productos.
Comunicación con los proveedores de materiales médicos
La comunicación en los procesos de compra y aprovisionamiento juega un papel fundamental y la realidad de ello es que dependiendo de la organización se pueden utilizar diferentes canales a través de los cuales poder comunicarse. Se puede destacar el teléfono, fax, correo electrónico…
El problema que tienen todos estos, es que por norma general no se encuentran automatizados y esto conlleva que los plazos a la hora de cerrar los pedidos así como de modificar cualquier tipo de variable, se incrementen de forma notoria.
Pese a ello, los avances que se han producido en el campo de la tecnología han permitido reducir estos plazos de forma considerable y es que en el pasado recordemos que únicamente podían comunicarse de forma escrita.
Misión general de compras en las organizaciones sanitarias
El objetivo general de la compra de materiales sanitarios, es abastecer las necesidades de los clientes con el debido funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, así como con la calidad necesaria. Entre los procesos que hay que llevar a cabo para conseguir cumplir con todas estas variables destacan:
● Identificar los elementos clave del sistema de compras.
● Mejorar el rango de los costes totales de tal manera que se simplifiquen hasta lo más mínimo. La mejor manera para conseguir esto es:
1. Conseguir la mayor cantidad de provisiones posibles, de tal manera que no haya ninguna rotura de stock.
2. Obviamente el proceso de negociación entre ambas partes juega un papel fundamental.
3. Estar al tanto de las ofertas que muestran las distribuidoras competidoras.
4. Marcar todas las pautas mediante contratos de tal manera que quede totalmente regulado y en caso de incumplimiento se pueda apelar a una solución entre ambos.
5. Normalización y estandarización de materiales.
6. Subcontratación de algunos servicios de tal manera que se puedan delegar responsabilidades y los plazos para realizar las tareas se reduzcan de forma drástica.
7. Búsqueda de relaciones fluidas entre todas las partes.
● Es necesario que las reglas éticas durante el proceso de compra queden totalmente claras y se respeten.
● Producir una planificación sobre las compras que se quieren hacer.
● Negociar con los proveedores el abastecimiento continuo con todos los avances que se vayan produciendo.